Informace o elektronickém záznamu a podpisu v sytému Docusign

ELEKTRONICKÉ PŘEDÁVÁNÍ DOKUMENTŮ A ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ

Společnost encall s.r.o. (dále též „my“ nebo „společnost“) umožňuje využití elektronických prostředků pro účely uzavírání smluv, předávání oznámení a dalších informací, či poskytování souhlasu. Zejména se jedná i tyto situace:

  • uzavírání smluv s obchodními partnery (např. na dodávku energií) a dodatků k nim, včetně obchodních podmínek a jejich změn;
  • poskytování souhlasu s kontaktováním ohledně nabídky služeb ze strany společnosti encall s.r.o. nebo jejích partnerů – dodavatelů energií a poskytovatelů dalších služeb;
  • udělování plné moci v souvislosti s uzavíráním výše uvedených smluv;
  • oznamování informací, poskytování dalších dokumentů a informací ze strany společnosti encall s.r.o. nebo jejích partnerů – dodavatelů energií a poskytovatelů dalších služeb.

(dále jako „poskytování dokumentů a podepisování“). Níže jsou popsány podmínky pro poskytování dokumentů a podepisování elektronickou cestou prostřednictvím systému DocuSign. DocuSign (https://www.docusign.com/) je on-line nástroj sloužící k elektronickému podepisování dokumentů původem z USA, který má velmi dlouhou historii (od r. 2003), mezinárodní renomé a poskytuje jedno z nejkomplexnějších řešení na trhu. Více informací naleznete zde. Přečtěte si prosím pozorně a důkladně níže uvedené informace. Pokud jste připraveni přijímat dokumenty a podepisovat elektronicky a souhlasíte s elektronickým poskytováním dokumentů a podepisováním, a s touto Informací o elektronickém záznamu a podpisu, potvrďte prosím svůj souhlas zaškrtnutím políčka vedle textu „Souhlasím s elektronickým předáváním dokumentů a podepisováním“ před kliknutím na „POKRAČOVAT“ v systému DocuSign.

Získávání listinných kopií

Kdykoli nás můžete požádat o listinnou kopii jakéhokoli dokumentu, který jsme Vám poskytli elektronicky. Máte možnost stahovat a tisknout dokumenty, které Vám zasíláme prostřednictvím systému DocuSign během a bezprostředně po podpisové relaci. O dodání listinných kopií můžete požádat níže uvedeným postupem.

Odvolání Vašeho souhlasu

Pokud se rozhodnete od nás přijímat dokumenty a podepisovat je elektronicky, můžete kdykoli toto své rozhodnutí změnit a sdělit nám, že nadále chcete dostávat dokumenty a nakládat s nimi pouze v listinné podobě. Níže je popsáno, jakým způsobem nás můžete informovat o svém rozhodnutí přijímat nadále dokumenty v listinné podobě a odvolat svůj souhlas s přijímáním dokumentů elektronicky.

Důsledky změny rozhodnutí

Pokud se rozhodnete přijímat dokumenty pouze v listinné podobě, zpomalí to rychlost, jakou můžeme dokončit určité kroky v transakcích s Vámi a poskytování služeb vůči Vám, protože Vám budeme muset nejprve zaslat potřebné dokumenty v listinné podobě a poté počkat, až od Vás dostaneme potvrzení o přijetí těchto listinných dokumentů. Dále, již nebudete moci používat systém DocuSign k přijímání dokumentů od nás elektronicky nebo k elektronickému podepisování dokumentů od nás.

Všechny dokumenty Vám budou zasílány elektronicky

Pokud nám v souladu s postupy popsanými v tomto dokumentu nesdělíte, že to máme provádět jinak, budeme Vám poskytovat veškeré dokumenty, které Vám musíme v rámci našeho vztahu, nebo vztahu našich partnerů, s Vámi poskytnout nebo zpřístupnit, elektronicky prostřednictvím systému DocuSign. Abychom snížili riziko, že nechtěně nedostanete některé dokumenty nebo informace, upřednostňujeme Vám poskytovat všechny dokumenty a informace stejným způsobem a na stejnou adresu, kterou jste nám poskytli. Můžete tak přijímat všechny dokumenty buď elektronicky, nebo v listinné podobě prostřednictvím systému doručování papírové pošty. Pokud s elektronickým předáváním nesouhlasíte, informujte nás níže popsaným způsobem. Prosíme, přečtěte si také bezprostředně výše uvedený odstavec, který popisuje důsledky případné Vaší volby nepřijímat dokumenty od nás elektronicky.

Jak kontaktovat encall s.r.o.:

Můžete nás kontaktovat a informovat nás o změně způsobu, jak Vás můžeme kontaktovat elektronicky, vyžádat si listinné kopie dokumentů a informací od nás a odvolat Váš předchozí souhlas s přijímáním dokumentů a informací elektronicky, a to následujícím způsobem:

Chcete-li nás kontaktovat e-mailem, pošlete nám zprávu na: info@encall.cz.

Chcete-li společnosti encall s.r.o. sdělit Vaši novou e-mailovou adresu

Chcete-li nás informovat o změně Vaší e-mailové adresy, na kterou Vám máme zasílat dokumenty a informace elektronicky, musíte nám poslat e-mailovou zprávu na info@encall.cz a v jejím textu musíte uvést jak Vaši předchozí e-mailovou adresu, tak Vaši novou e-mailovou adresu. Pro změnu Vaší e-mailové adresy od Vás nepožadujeme žádné další informace.

Pokud jste si vytvořili účet DocuSign, můžete jej aktualizovat o novou e-mailovou adresu prostřednictvím nastavení Vašeho účtu DocuSign.

Chcete-li od encall s.r.o. vyžádat listinné kopie

Chcete-li od nás vyžádat doručení listinných kopií dokumentů, které jsme Vám dříve poskytli elektronicky, musíte nám poslat e-mail na info@encall.cz a v textu zprávy uvést svou e-mailovou adresu, úplné jméno a příjmení, poštovní adresu a telefonní číslo. Za první zaslání listinných kopií Vám nebudeme účtovat žádné poplatky.

Chcete-li odvolat svůj souhlas poskytnutý společnosti encall s.r.o.

Chcete-li nás informovat, že si již nadále nepřejete dostávat dokumenty v elektronické podobě, můžete:

  1. odmítnout podepsat dokument v rámci Vaší podpisové relace a na následující stránce zaškrtnout políčko označující, že chcete svůj souhlas odvolat; nebo
  2. poslat e-mail na info@encall.cz a do těla zprávy uvést svůj e-mail, úplné jméno a příjmení, poštovní adresu a telefonní číslo. K odvolání souhlasu od Vás nepotřebujeme žádné další informace. Důsledkem Vašeho odvolání souhlasu s online dokumenty může být delší doba zpracování Vašich transakcí.

Požadovaný hardware a software

Minimální systémové požadavky na používání systému DocuSign se mohou měnit v čase. Aktuální systémové požadavky najdete zde: https://support.docusign.com/guides/signer-guide-signing-system-requirements.

Potvrzení Vašeho přístupu a souhlasu s elektronickým přijímáním a podepisováním dokumentů

Doporučujeme Vám si tuto Informaci o elektronickém záznamu a podpisu uložit ve Vašem zařízení nebo ji vytisknout pro Vaši budoucí potřebu. Pokud souhlasíte s přijímáním dokumentů výhradně v elektronické podobě, jak je popsáno v tomto dokumentu, zaškrtněte políčko „Souhlasím s elektronickým předáváním dokumentů a podepisováním“, než v systému DocuSign kliknete na „POKRAČOVAT“.

Zaškrtnutím políčka „Souhlasím s elektronickým předáváním dokumentů a podepisováním“ potvrzujete, že:

  • jste se seznámili s touto Informací o elektronickém záznamu a podpisu;
  • berete na vědomí, že tato Informace o elektronickém záznamu a podpisu je dostupná na https://www.encall.cz/docusign-informace/; a
  • dokud neoznámíte společnosti encall s.r.o. změnu, jak je popsáno výše, souhlasíte s tím, že budete všechny dokumenty, které společnost encall s.r.o. musí poskytovat nebo zpřístupnit v průběhu Vašeho vztahu s encall s.r.o. nebo s jejími partnery, dostávat výhradně elektronickými prostředky.