DocuSign

DocuSign (https://www.docusign.com/) je on-line nástroj sloužící k elektronickému podepisování dokumentů původem z USA, který má velmi dlouhou historii (od r. 2003), mezinárodní renomé a poskytuje jedno z nejkomplexnějších řešení na trhu. V kontextu českého prostředí zejména umožňuje:

  • ve standardním provedení na jakémkoli zařízení podepsání prostým elektronickým podpisem, který české právo akceptuje pro většinu právních jednání v soukromé sféře;
  • na přání využívat i veškeré další typy elektronických podpisů, včetně kvalifikovaného elektronického podpisu, který má na území EU shodný právní účinek s vlastnoručním podpisem na papíře;
  • soudní udržitelnost výsledku (ačkoli soud může elektronický dokument podepsaný DocuSign přezkoumávat, nemůže jej odmítnout jen proto, že má elektronickou podobu nebo není podepsán vyšším typem el. podpisu, což je zaručeno na EU úrovni i českým občanským zákoníkem);
  • využívat řešení vůči třetím osobám, aniž by tyto musely cokoli instalovat či nastavovat nebo dokonce vědět, co je to elektronický podpis;
  • zachytit grafické znázornění vlastnoručního podpisu (dodává běžným uživatelům pocit, že skutečně podepsali a jsou podpisem vázáni);
  • jednoduchou autentizaci (nikoli však 100% identifikaci a autentizaci) podepisujících pomocí unikátního kódu, bez jehož znalosti konkrétní osoba nemůže zvolený dokument podepsat;
  • v případě potřeby zakomponovat do procesu elektronického podepisování i práci s papírovou podobou dokumentu (zejm. pro osoby odmítající výlučně elektronickou kontraktaci, které „potřebují“ každý dokument podepsat na papír);
  • integraci do klasických business IT řešení (typicky např. produkty Microsoft) a využití API DocuSign k propojení na platformy klientů;
  • zpoplatnit užívání za jednotlivé transakce přes tzv. obálky (podpis jednoho či více dokumentů v jedné obálce za jednotnou cenu; čím více obálek organizace podepíše, tím levnější řešení je) nebo paušálně bez omezení počtu obálek; nebo
  • korporátní branding řešení v ceně (uživatelské účty i e-maily vyzývající třetí osoby k podpisu mají jednotnou korporátní identitu zákazníka).

DocuSign disponuje obsáhlou know-how databází pro práci s řešením ze všech sektorů podnikání. Rovněž umí srozumitelně vysvětlit v krátkých videích princip svého fungování, popsat uživatelské prostředí či proces podepisování. Pro představu níže odkazy na 4 z nich, které řeknou více než lze popsat slovně:

  • https://support.docusign.com/en/videos/Signer-DocuSign-How-it-Works
  • https://support.docusign.com/en/videos/DocuSign-Account-Tour
  • https://support.docusign.com/en/videos/Adopt-your-signature-in-DocuSign
  • https://support.docusign.com/en/videos/New-DocuSign-Experience-Sending-Documents

Pokud si zákazník nepořídí vyšší (a dražší) verzi DocuSign, nevyhoví požadavkům českého práva na právní jednání vůči veřejnoprávním osobám a na klíčové dokumenty v HR agendě. Z formálních důvodů pro zákazníka DocuSign nepředstavuje v těchto oblastech 100% spolehlivou cestu. Některé dokumenty není v českém právu možné elektronicky podepsat vůbec – tyto budou vždy stát mimo DocuSign (např. směnka, akcie, notářský zápis, dokument s nutností úředně ověřeného podpisu, vlastnoruční závěť beze svědků).